Une nouvelle année, il est peut-être temps d'arrêter de remettre à demain ce qu'on pouvait faire hier et qu'on traîne avec soi dans cette nouvelle année.
Dans notre univers numérique, la quantité de maintenance à faire est incroyablement élevée. On communique de plus en plus (sur de plus en plus de plate-forme). On accumule de plus en plus de données et fichiers (audio, vidéos, photos, textes, etc...).
Pour éviter de s'effondrer sous la quantité et surtout pour garder son environnement numérique "propre", il faut se discipliner. Il est facile de procrastiner, mais d'un autre côté, il est aussi facile d'automatiser des tâches: à l'ère de l'informatique tout est possible à qui sait prendre le temps de bien faire les choses.
NETTOYAGE ET ORGANISATION NUMÉRIQUE
La plus simple des choses à faire et ce qui ne peut être malheureusement autotomisée, c'est d'organiser et de faire un peu de ménage dans tout les documents et fichiers qu'on accumule. Dans les systèmes d'exploitation moderne, il est assez facile de manipuler/déplacer nos fichiers et de structurer l'information d'une façon logique.
Pour votre musique, vous pouvez vous contenter de simplement utiliser iTunes, WinAmp ou Windows Media Player pour l'organisation de vos fichiers. Mais d'un point de vue "structurant", il est aussi important de bien ordonner votre musique sur votre disque dur. La rassembler dans un même dossier et y maintenir un minimum d'organisation. Par exemple, une arborescence simple par artiste permet de retrouver facilement sa musique lorsqu'on veut transférer notre musique vers un appareil portable ou une clé USB.
Pour les documents vidéos et les photos, on optera pour une organisation chronologique. Tout les appareils-photos récents (et les téléphones) horodatent automatiquement les photos et les vidéos. Aussi, le plupart des logiciels d'organisations de photos/vidéos font de même, mais pour encore une fois aider à la recherche et la copie, il est important de bien placer les fichiers sur ses disques dur. Des dossiers simplement nommés avec la date d'abord (ex: "2011-12-24 Noël en famille"). De cette façon vous retrouverai facilement votre contenu et lorsque vous voudrez brûler un DVD pour des amis ou la parentés, vous n'aurez qu'à sélectionner le/les répertoire(s) pertninents.
Il n'y a pas de solution unique à l'organisation des données, ce qui compte c'est surtout la discipline, transférer régulièrement les photos vers votre ordinateur est plus facile que d'attendre de voir le message d'avertissement d'espace insuffisant!
N'oubliez pas de rechercher les doublons, de supprimer ce qui n'est plus pertinents ou que vous considérez inutile. Par exemple, des fichiers que vous avez depuis convertis, des documents partiels alors que vous avez des versions complètes. Des versions basses résolutions alors que vous avez des versions hautes résolutions maintenant.
2 C'EST BIEN, MAIS 3 C'EST MIEUX
Maintenant que vous tout nettoyer et organiser vos données, vous devez vous assurer d'en avoir des copies de sauvegarde. La règle minimale est la suivante: 2 copies d'un même élément sur 2 médias différents.
Donc, il est presque inutile de conserver 2 copies de la même photo sur le même disque dur. Si le disque dur flanche, les 2 copies sont perdues.
Si vous avez 2 disques durs dans le même ordinateur, un minimum d'une copie sur chaque disque est nécessaire. Mais encore là, si l'ordinateur est perdu/volé ou qu'un grave problème arrive il est encore possible de tout perdre.
Une solution facile de sauvegarde sont les disques durs externes. Les médias optiques (CD, DVD, Blu-Ray) sont intéressants si vous avez une quantité limitée d'information à sauvegarder où si vous voulez diversifier vos types de copies. Par exemple, vos documents importants pourraient être à la fois sur votre ordinateur, sur un disque dur externe et sur un DVD-R (3 copies sur 3 médias distincts).
Les disques durs externes sont facilement transportable et assez rapide. De plus, ils sont souvent accompagnés de logiciels de sauvegarde de base qui peuvent simplifier la sauvegarde de l'information. Par contre, faites attention! Si un logiciel utilise un format de sauvegarde propriétaire, vous pourriez vous retrouvez avec des copies de sauvegarde inutilisables en cas de pépin majeur. Je préfère les solutions plus simples: une simple copie occasionnelle des fichiers vers votre disque dur ou bien l'utilisation d'un logiciel de sauvegarde ou de synchronisation qui va se charger de copier le fichier tel quel et non le "convertir" ou le "compresser" dans un format différent. La règle est simple: est-ce que votre copie de sauvegarde est immédiatement accessible ou bien elle requiert un traitement logiciel? Si votre copie nécessite un traitement, ce n'est probablement pas la solution idéale pour un usage domestique.
Un autre avantage des copies accessibles immédiatement, c'est que vous pouvez facilement transporter vos données et les partager avec vos amis/famille. Vous débrancher votre disque dur externe, l'apportez chez une connaissance. Dès que vous le branchez dans son ordinateur, les fichiers sont là, prêt à la copie et si vous avez bien organisez vos données il vous sera facile de retrouver ce qui vous intéresse.
Il y a un petit détail qu'il ne faut pas oublier, l'emplacement de vos copies de sauvegarde. Si votre disque dur externe (ou autre) est en tout temps aux côtés de votre ordinateur et que vous êtes victime d'un vol les risques sont grands que le voleur se retrouve avec vos 2 copies! Il est important de conserver votre 2ième copie dans un lieu plus sécuritaire de votre maison.
La 3ième copie est importante pour les données sensibles et "cruciales": copies de contrats, factures, photos de vos biens (pour vos assurances), etc... Et cette 3ième copie doit être conservée dans un lieu distinct. Souvent, un simple DVD-R ou même un CD-R suffira pour ces données. Vous l'enregistrez et laisser cette 3ième copie sur votre lieu de travail ou chez quelqu'un de confiance. Si vous voulez vous assurez que ces données ne soient pas accéder par d'autre, vous pouvez sceller le média dans une enveloppe et l'identifier.
DISCIPLINE
Faites régulièrement des copies et gardez vos données de façon organisées vont rendre votre environnement numérique plus agréable et sécuritaire. La discipline c'est le secret, le plus difficile est le départ, tout mettre en place pourra vous paraître long et difficile, surtout si vous avez accumulez des années de données! Mais, ce gros investissement en temps vous rapportera beaucoup à l'avenir. Vous perdrez moins de temps et n'aurez plus la crainte de perdre vos informations importantes.
Je n'ai pas abordé l'informatique nuagique, mais avec les services que de plus en plus de compagnies offrent, il est maintenant accessible à tous de se construire sa propre solution de sauvegarde en ligne à coût modique.
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